Quy Trình 18 Bước Xuất Khẩu Một Lô Hàng Bằng Đường Biển (Khâu Logistics)

Quy Trình 18 Bước Xuất Khẩu Một Lô Hàng Bằng Đường Biển (Khâu Logistics)

Bạn có đồng ý rằng, Logistics là lĩnh vực không hề đơn giản?

Nhiều bạn cho dù bước chân vào lĩnh vực này một khoảng thời gian dài nhưng vẫn còn lúng túng, chưa biết quy trình xuất nhập khẩu một lô hàng là như thế nào, đặc biệt là hình thức vận tải bằng đường biển, vốn rất phổ biến.

Nhằm giúp bạn có cái nhìn tổng quát về toàn bộ quy trình Logistics khi xuất khẩu một lô hàng bằng đường biển, đội ngũ Protrans đã dày công biên soạn bài viết rất chi tiết ở bên dưới. 

Đây là quy trình THỰC TIỄN đội ngũ Protrans vẫn đang thực hiện hàng ngày, không phải lý thuyết suông. Đặc biệt, chúng tôi chia sẻ rất nhiều "típ" và kinh nghiệm thực tế bạn cần phải chú ý trong quá trình làm hàng mà bạn khó tìm thấy ở nơi nào khác.

Đừng chỉ xem qua loa bài viết này 1 lần rồi thôi. Hãy đánh dấu lại và xem như một cuốn cẩm nang để tham khảo khi cần thiết.

Bài viết gồm 2 phần:

Đầu tiên là phần Infographics để bạn có cái nhìn tổng quan về 18 bước của quy trình.

Ở phần thứ hai, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết từng bước, những điều cần lưu ý để tránh mắc phải sai sót trong quá trình làm hàng.

1

Yêu Cầu Booking

Đây là bước đầu tiên bạn cần thực hiện sau khi đã thỏa thuận và ký kết hợp đồng với đối tác nhập khẩu về các điều khoản, điều kiện, ràng buộc,... để nhập hàng cũng như lựa chọn dịch vụ vận tải (FWD) đáp ứng các yêu cầu của công ty bạn (trường hợp bạn thuê ngoài).

Thông thường, các hãng tàu hay hết chỗ trước 1 tuần, đặc biệt khi rơi vào mùa cao điểm, lượng hàng xuất đi rất nhiều, tình trạng thiếu container rỗng và chỗ rất hay xảy ra, và bạn sẽ nhận được các email giống như bên dưới 🙁 :

Do đó, nhằm đảm bảo đơn hàng diễn ra đúng như kế hoạch, chậm nhất trước 1 tuần đóng hàng, bạn cần cung cấp các thông tin cho bên dịch vụ vận chuyển (Forwarder) để lấy booking.

Các thông tin cần có bao gồm:

- Cảng đi (Port of Loading): là nơi mà container của bạn được xếp lên tàu

Một số hãng tàu có dịch vụ hỗ trợ cho các khách hàng được hạ container đầy hoặc cấp container rỗng ở các ICD, cảng lân cận mà hãng tàu có kết hợp ngoài cảng Cát Lái để giảm tải lượng hàng tập trung quá nhiều về đây, tránh ùn tắt giao thông và kẹt cảng, cũng như tạo điều kiện cho các khách hàng ở trên tuyến đường gần khu vực ICD, cảng lân cận được hạ, cấp container ở đó nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển.

Một số ICD lân cận cảng Cát Lái tham khảo:

ICD SOTRANS

ICD Phước Long

ICD Sóng Thần

- Cảng chuyển tải: Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa bạn và khách hàng có được phép đi tàu chuyển tải (transit) hay phải đi thẳng (direct) để lựa chọn lộ trình phù hợp.

- Cảng đến (Port of discharge): là nơi mà container của bạn được dỡ ra khỏi tàu

- Tên hàng, trọng lượng

Không nhất thiết phải nói rõ chính xác tên khoa học của hàng hóa, chỉ cần nói thuộc mặt hàng nào (đối với hàng thông thường)

Ví dụ: xuất Gỗ, Sợi, Thủy sản đông lạnh ( không cần nói chi tiết là loại gì )

Trường hợp mặt hàng của bạn là hàng nguy hiểm như hóa chất, chất dễ cháy nổ, chất lỏng... thì cần phải ghi rõ thông tin kèm bảng MSDS (Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (tiếng Anh viết tắt MSDS từMaterial Safety Data Sheet). Đây là một dạng văn bản chứa các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của một hóa chất cụ thể nào đó để hãng tàu xem xét, nếu chấp nhận thì sẽ lưu ý đặc biệt hơn những container hàng thông thường

- Thời gian tàu chạy: là ngày dự kiến tàu xuất phát, thường hay viết tắt ETD (Estimated time of departure)

- Thời gian đóng hàng: Đây cũng là điểm khá quan trọng, thời gian đóng hàng phải trước các mốc quy định như giờ gửi thông tin làm bill cho hãng tàu, trước giờ cắt máng 1 khoảng an toàn đủ để hoàn thành việc đóng hàng, vận chuyển đến cảng hạ và làm các thủ tục liên quan. Tùy thuộc vào vị trí, khoảng cách từ kho đến cảng, cách thức đóng hàng và căn cứ vào các mốc thời gian hãng tàu quy định để lựa chọn kế hoạch đóng hàng an toàn và hợp lý.

- Nơi đóng hàng: Thường có 2 hình thức là đóng tại kho riêng và đóng tại bãi của cảng, cần lưu ý để hãng tàu cấp booking phù hợp với nhu cầu của bạn.

Đóng hàng tại kho

- Yêu cầu đặc biệt khác:

Loại container, kích cỡ,  nhiệt độ, độ thông gió (nếu có): Căn cứ vào từng mặt hàng để lựa chọn loại container phù hợp.


Ví dụ:

Nếu đóng hàng tươi (Thủy sản, Trái cây, Rau củ quả tươi,...) bắt buộc phải chọn container lạnh ( tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa sẽ có yêu cầu cài đặt nhiệt độ, độ thông gió khác nhau). Các mặt hàng thông thường như gỗ, nông sản khô,...thì chọn loại container khô bình thường (DC, GP) .

Tùy thuộc vào trọng lượng, kích thước, số lượng hàng để chọn kích cỡ container (loại phổ biến hiện nay có container 20 feet, container 40 feet thường, container 40 feet cao)

Trường hợp mặt hàng của bạn có điểm đặc biệt, đặc thù riêng so với các mặt hàng thông thường như hàng nặng (thép cuộn, đá vôi,...) phải yêu cầu cấp container nặng, tốt, ván sàn không hư hoặc mặt hàng thực phẩm, dược liệu phải cấp container mới, sạch, tốt, không mùi,...

2

Kiểm Tra, Xác Nhận Booking

- Kiểm tra thông tin trên booking:

Thông thường các thông tin quan trọng cần kiểm tra khi nhận booking:

1. Cảng đi, cảng đến: kiểm tra kỹ xem đúng yêu cầu hay chưa vì nó ảnh hưởng xuyên suốt tiến trình đơn hàng của bạn

2. Nhiệt độ, độ thông gió (nếu có): xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng chưa, các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) không có độ thông gió, chỉ có nhiệt độ dương mới có, cần hết sức lưu ý.

3. Loại container, số lượng: Cont khô hay lạnh, loại cao hay thường, loại 20 feet hay 40 feet.

4. Hạn nộp thông tin làm Bill (Cut off SI), giờ cắt máng (Cut off CY): xem xét với thời gian đó thì kế hoạch đóng hàng có bị ảnh hưởng gì không, có kịp hay không, nếu có thì xin bên cấp booking gia hạn thêm thời gian (nếu được) hoặc đổi lịch tàu khác nếu cảm thấy không bắt kịp chuyến tàu đó.

5. Nơi cấp rỗng , hiệu lực ngày lấy rỗng và hạ container đầy: Nếu kho của bạn thuận tiện cho việc lấy rỗng và hạ ở khu vực nào mà hãng tàu có dịch vụ thì yêu cầu họ lưu ý trên booking để tiết kiệm chi phí và thời gian.

Lưu ý: Có một điểm rất quan trọng hãng tàu không muốn cho khách hàng giữ container của họ quá lâu nên họ thường cho lấy rỗng cận ngày tàu chạy, giới hạn thời gian lưu container. Chẳng hạn nếu bạn đóng hàng ngày 10-10-2017 mà hiệu lực lấy rỗng 11-10-2017 thì sẽ không được phép lấy, cần hết sức lưu ý và nhờ bên booking hỗ trợ kịp thời.

- Yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa nếu có sai sót:

Nếu có sai sót thì đề nghị bên cấp booking chỉnh sửa và tiếp tục kiểm tra cho đến khi  đạt yêu cầu của bạn.

3

Duyệt Lệnh Booking

Duyệt lệnh booking nhằm mục đích xác nhận lô hàng thực sự đi và xác định nơi lấy container rỗng.

Tùy mỗi hãng tàu sẽ có quy định duyệt lệnh khác nhau. Chẳng hạn các hãng như MOL, COSCO, APL,.. sau khi nhận được booking, bạn muốn lấy container rỗng thì phải gửi đến email chỉ định của hãng tàu để họ duyệt và chỉ định nơi cấp container. Dưới đây là email duyệt lệnh booking của hãng tàu COSCO:

Môt số hãng khác như YANGMING, NAMSUNG,.. bạn sẽ in booking và giấy giới thiệu đến tại văn phòng hãng tàu để duyệt, đóng dấu vào booking, song song đó hãng tàu sẽ cấp seal tại văn phòng cho bạn.

Ngoài ra có những hãng không cần duyệt, chỉ cần tài xế cầm  booking  và giấy giới thiệu sẽ lấy được lấy  rỗng và seal...

Cần chú ý các quy định riêng của từng hãng tàu (thường là sẽ có ghi chú đặc biệt ở trên booking hoặc file đính kèm về việc lưu container rỗng, các phụ  phí,...)

Chẳng hạn, bên dưới là quy định được nêu rõ trên booking của hãng tàu KMTC và MOL:

Quy định riêng của hãng tàu KMTC

Quy định của hãng tàu MOL

4

Sắp Xếp Xe Vận Chuyển Nội Địa

- Lên kế hoạch điều xe  vận chuyển:

Dựa vào kế hoạch đóng hàng và các yêu cầu trên booking (thời gian hiệu lực cấp rỗng, duyệt booking để xác định vị trí lấy rỗng, thời gian cắt máng,...) để sắp xếp xe vận chuyển thích hợp.

Kế hoạch vận chuyển tham khảo

Riêng với hàng lạnh thì xe đầu kéo cần có máy phát điện để duy trì nhiệt độ trong container:

- Để đảm bảo lộ trình vận chuyển diễn ra đúng kế hoạch và an toàn, bạn phải kiểm tra, khảo sát tuyến đường từ cảng đến kho có gặp vấn đề gì hay không.

Bên dưới là 1 số trường hợp hay gặp phải:

1. Đường bị sạt lở, sìn lầy, đang thi công gây ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển

2. Đường nội bộ trong công ty quá hẹp gây khó khăn cho tài xế

3. Dây điện thấp không đủ an toàn cho xe container

4. Đoạn đường cấm tải trọng, qua cầu có cấm tải

5. Đoạn đường cấm giờ đối với các loại xe container, xe tải lớn

Tùy thuộc vào tình hình khảo sát và tình huống thực tế để bạn phối hợp với bên vận chuyển hoặc nếu công ty bạn có xe vận chuyển thì cùng nhau lựa chọn các phương án thích hợp, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển cũng như đảm bảo an toàn giao thông cho các bên liên quan.

Nếu trường hợp xe đầu kéo gặp các vấn đề nêu trên và khó khăn khi đến kho thì phương án tốt nhất là chia hàng ra các xe tải nhỏ rồi đưa tới điểm tập kết để đóng hàng:

5

Kéo Container Rỗng Về Kho Đóng Hàng

- Dựa vào booking đã được duyệt lệnh, tài xế đóng tiền tại phòng thương vụ cảng để làm thủ tục cấp rỗng và nhận lại hóa đơn nâng container rỗng, hay còn gọi phiếu Eir rỗng.

Sau khi điều độ chỉ định cấp rỗng đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu của booking, tài xế chạy tới vị trí đã được chỉ định để xe nâng gắp rỗng lên rơ-mooc xe.

Trước khi lấy rỗng, tài xế lưu ý kiểm tra thật kỹ cùng với điều độ container tại cảng để xem tình trạng container rỗng đã đạt yêu cầu hay có vấn đề gì hay không trước khi xác nhận vài phiếu Eir (phiếu nâng  container rỗng).

Các vị trí cần lưu ý kiểm tra như:

- Mặt sàn và các vách container không bị thủng hay nứt, gãy, móp

Riêng với container lạnh thì kiểm tra kỹ hơn phần máy lạnh, quạt gió, điều độ sẽ vận hành thử cho tài xế kiểm tra và xác nhận

Đặc biệt ống thoát nước nằm dưới đáy bên các góc container lạnh rất dễ vỡ, hư hoặc mất do thời tiết, va đập, rò rỉ trong quá trình nâng hạ, vận chuyển. Hãng tàu sẽ thu phí này nếu bạn không kiểm tra kỹ đó là lỗi của bên nào

Trường hợp container không đáp ứng yêu cầu như trên booking tài xế có quyền từ chối nhận rỗng và đề nghị cảng cấp rỗng khác. Chỉ khi bất khả kháng ở bãi cảng thiếu rỗng mới bắt buộc cấp rỗng không đạt yêu cầu

6

Đóng Hàng Vào Container

Trước khi đóng hàng, bộ phận kỹ thuật, QC của kho mở cửa container và kiểm tra thật kỹ tình trạng container như ở bước 5

Kiểm tra kỹ container trước khi đóng hàng

Một số điều cần lưu ý:

1. Vệ sinh lại container trước khi đóng hàng, đặc biệt đóng các mặt hàng thực phẩm, phải vệ sinh sạch sẽ sàn, các vách container để tránh bị ảnh hưởng đến hàng hóa và vi phạm quy định an toàn thực phẩm ở các thị trường khó tính như Nhật, Mỹ, EU

Vệ sinh container trước khi đóng hàng

2. Đối với các mặt hàng nặng (sắt thép, tôn cuộn, đá, máy móc) cần kiểm tra sàn container có bị mục, gãy hay rò rỉ gì không, tránh trường hợp đóng vào khi vận chuyển làm ảnh hưởng, hư hỏng hàng hóa

Kiểm tra kỹ sàn container khi chở hàng nặng

Nói tóm lại, tùy theo đặc điểm hàng hóa sẽ có những tiêu chuẩn kiểm tra khác nhau trước khi đóng vào container.

3. Đóng theo giới hạn của container: Sau cánh cửa container có các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế, bạn phải đóng hàng đúng với quy định đó. Nếu đóng vượt quá quy định sẽ bị rủi ro rất cao về độ an toàn của hàng hóa, bị hãng tàu phạt quá tải và có thể từ chối xếp container lên tàu.

Đóng hàng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của container

Một số trường hợp mặc dù thông số trên container cho phép bạn đóng tối đa 28 tấn/container 40 feet, tuy nhiên một số hãng tàu có quy định các cảng phải đóng theo giới hạn chỉ định được quy định tại cảng đó, ví dụ hàng đi Hàn Quốc, Nhật chỉ cho đóng 25 tấn/container 40 feet (xem các hình bên dưới).

Riêng đối với container lạnh, có vạch đỏ trên vách bên trong, không được đóng vượt qua vạch này sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng do luồng khí lạnh lưu thông bị chặn lại không theo tiêu chuẩn đã được cài đặt

Không đóng hàng vượt qua vạch đỏ trên vách bên trong container lạnh

4. Chụp hình hàng hóa sau khi đóng để đối chiếu với đối tác

Chụp hình lại sau khi đóng hàng xong

Ngoài ra, trong quá trình đóng hàng, bạn cũng cần quay video hay chụp hình lại để cung cấp thông tin cho đối tác theo dõi cũng như an tâm, tin cậy hơn và đảm bảo đóng hàng đúng như hợp đồng đã ký kết.

7

Đăng Ký Các Chứng Nhận Liên Quan Đến Lô Hàng

Đối với một số mặt hàng cần có các chứng nhận theo quy định của nước nhập khẩu, bạn cần đăng ký các chứng nhận như kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng, chứng nhận sức khỏe,.. để xác nhận hàng hóa đủ điều kiện xuất hay không. Tùy vào mỗi loại chứng nhận sẽ có cách thức chuẩn bị hồ sơ và tiến trình khác nhau.

Ví dụ :

Nếu bạn xuất hàng liên quan đến thực vật ( rau, củ, quả, cây giống, hoa....) thì phải đăng ký kiểm dịch trước ngày tàu chạy để họ kiểm tra, xét duyệt và cấp chứng thư. Bạn có thể xem mẫu đăng ký kiểm dịch thực vật ở hình bên dưới:


Mẫu giấy đăng ký kiểm dịch thực vật

Ngoài ra còn có các thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng, chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận sức khỏe (Health Certificate),...

Lấy mẫu kiểm tra thực tế

8

Vận Chuyển Container Về Cảng Hạ

Sau khi đóng hàng xong, bạn kiểm tra kỹ lại thông tin hàng hóa xuất kho rồi niêm chì vào then chốt ở cửa container.

Seal Container

Chụp hình seal và toàn bộ container để gửi cho đối tác cũng như báo cáo các bộ phận liên quan và cho xe xuất phát đi hạ container tại cảng hạ ghi trên booking.

Thông tin nơi hạ bãi container trên Booking

Tài xế khi đến cảng sẽ tới phòng thương vụ đóng tiền hạ container và được chỉ định hạ tại khu vực bãi hạ chờ xuất.

Thông tin vị trí hạ container chờ xuất

Hiện nay Tân Cảng Cát Lái đã có hệ thống thanh toán online. Bạn chỉ cần làm các bước theo chỉ dẫn trên hệ thống và thanh toán bằng thẻ ATM, hệ thống sẽ gửi mã hạ.

Bộ phận làm chứng từ gửi mã đó cho tài xế, khi đến cảng tài xế chỉ việc đọc mã hạ và điều độ container tại cảng sẽ cho hạ mà không cần đăng ký thủ công nữa, rất tiết kiệm thời gian cũng như tránh được tình trạng kẹt xe kéo dài do chờ làm thủ tục

Một số cảng như Cát Lái, Sotrans, Vict, Cái Mép,...có hệ thống tra cứu vị trí container, bạn có thể kiểm tra thông qua các website của cảng để xác định vị trí container của mình cũng như xem lại các thông tin đăng ký đã đúng hay chưa, nếu có sai sót liên hệ cảng chỉnh sửa lại.

Hệ thống tra cứu Container của VICT

Hệ thống tra cứu Container Tân Cảng

9

Khai Báo Hải Quan Hàng Xuất

Ở bước này, trước hết bạn cần thu thập thông tin chính xác để lên tờ khai Hải Quan. Các chứng từ cần chuẩn bị sẽ bao gồm những giấy tờ cơ bản sau:

  • Hợp đồng (contract)
  • Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
  • Phiếu đóng gói (packing list)
  • Booking
  • Số container (đối với hàng cont)
  • Giấy phép liên quan (nếu có)

Các thông tin này thông thường bạn sẽ cung cấp cho đơn vị dịch vụ ngay sau khi đóng hàng và thời điểm này là chính xác nhất. Bạn cũng có thể cung cấp trước, nhưng có thể xảy ra trường hợp các thông tin này có sự thay đổi sau khi đóng hàng nên tốt nhất là cung cấp sau khi đóng hàng.

Lên tờ khai hải quan:

Nhờ sự phát triển của công nghệ, hiện nay chúng ta không còn phải khai báo hải quan bằng hồ sơ giấy rất chậm chạp và nhọc nhằn như trước nữa.

Thay vào đó, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Trong đó, phần mềm hải quan điện tử được sử dụng phổ biến nhất là ECUS5-VNACCS của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.

Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-VNACCS

Để lên tờ khai trên phần mềm chúng ta cần các chứng từ:

  • Contract
  • Invoice
  • Packing list

Ngoài chứng từ ra, đặc biệt cần lưu ý là chữ ký số. Chữ ký số dùng để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan Vnaccs. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp chữ ký số này như: THÁI SƠN, VINA, VNPT, …..

Chữ ký số Viettel

Chữ ký số Vina

Chữ ký số VNPT

Nếu bạn chưa có hoặc chữ ký số gặp trục trặc thì cách giải quyết tốt nhất là trả phí khai đại lý hải quan để kịp tiến độ lô hàng. Nhưng về lâu dài thì cần có chữ ký số để tránh phát sinh các chi phí.

Khi đã có chữ ký số và bộ chứng từ đầy đủ cần thiết, có một bước không thể thiếu trước khi lên tờ khai đó là kiểm tra chứng từ: việc kiểm tra được thực hiện để xem xét sự thống nhất, chính xác của các chứng từ hay chưa nhằm đảm bảo không xảy ra bất kỳ sai sót nào sau khi truyền tờ khai chính thức.

Sau khi đã hoàn tất bước kiểm tra, bạn tiến hành lên tờ khai bằng cách đăng nhập vào phần mềm khai hải quan, điền các thông tin theo như yêu cầu và cắm chữ ký số vào để truyền tờ khai chính thức lên hệ thống. Khi tờ khai được truyền chính thức thành công lên hệ thống cũng đồng nghĩa việc trên hệ thống hải quan đã có thông tin tờ khai này.

Bước này được thực hiện tốt nhất là trước thời điểm container được hạ vì chúng ta phải dự phòng hàng bị luồng đỏ hay vàng để xuống làm thủ tục trước, tránh để khi container hạ rồi mới lên tờ khai vì nếu phải kiểm sẽ phát sinh tiền đảo chuyển (phí này thường phát sinh rất cao)

Sau khi truyền xong, tờ khai được xuất ra sẽ được phân vào 3 luồng:

1: LUỒNG XANH

Tờ khai được phân số 1- luồng xanh, thì tờ khai sẽ được thông quan ngay trên hệ thống, và trả về là: “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (thông quan)”

2: LUỒNG VÀNG

Tờ khai được phân số 2-luồng vàng, thì sẽ phải làm thủ tục mở tờ khai tại chi cục hải quan cảng

3: LUỒNG ĐỎ

Khi tờ khai được phân số 3 - luồng đỏ thì sẽ phải làm thủ tục mở tờ khai tại chi cục hải quan tương tự như đối với luồng vàng. Nhưng đặc biệt hơn đối với tờ khai luồng đỏ thì phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nên cần hết sức lưu ý.

Lưu ý: Việc lên tờ khai chính thức rất quan trọng, yêu cầu thông tin chính xác, số liệu thực tế nhất. Một số trường hợp khai sai có thể sửa được, nhưng có những trường hợp phải hủy tờ khai chỉ vì một lỗi nhỏ. Điều này sẽ dẫn đến việc phát sinh chi phí cũng như rắc rối cả trước, sau khi hoàn thành thủ tục cho lô hàng.

Ngoài ra việc hủy tờ khai nhiều cũng có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả phân luồng của những tờ khai tiếp theo, gây khó khăn cho doanh nghiệp.

10

Mở Tờ Khai Và Thông Quan Tờ Khai

Ở bước này, bạn cần làm thủ tục tại cảng dựa trên kết quả phân luồng tờ khai ở bước 9. Cụ thể như sau:

  • Đối với tờ khai luồng xanh: Hải Quan cho thông quan luôn mà không cần xuất trình giấy tờ hay hàng hóa để họ kiểm tra, miễn là nếu có nghĩa vụ về thuế thì doanh nghiệp bạn hoàn thành là được. Trường hợp này có nghĩa doanh nghiệp bạn xuất khẩu đã có uy tín cao, mặt hàng không thuộc diện quá nhạy cảm nên Cơ Quan Hải Quan cho thông quan luôn, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu.
  • Đối với tờ khai luồng vàng: Hải Quan chỉ cho thông quan sau khi đồng ý về tính hợp pháp của chứng từ mà bạn xuất trình (chứng từ xuất trình bao gồm : Tờ khai,giấy giới thiệu, invoice, packing list có đóng dấu công ty bạn) và đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế. Trong quá trình làm việc thì nhân viên giao nhận có nghĩa vụ phải giải thích các thắc mắc liên quan đến việc xuất khẩu lô hàng cho Cơ Quan Hải Quan.
  • Đối với tờ khai luồng đỏ: tương tự luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế thì có thêm bước nhỏ là làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa

Mở tờ khai:

Đối với tờ khai luồng vàng, đỏ, ta cần chuẩn bị bộ chứng từ để mở tờ khai  thực tế, bao gồm:

  • Giấy giới thiệu
  • Tờ khai phân luồng
  • Invoice
  • check-circle
    Packing list
  • check-circle
    Bill
  • check-circle
    Các chứng từ cần thiết khác

Xuất trình bộ hồ sơ để hải quan xem xét, nếu bộ chứng từ đã hợp lệ, hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Đối với tờ khai nếu có sai sót không đáng kể thì tiến hành truyền sửa tờ khai.
Đối với từng trường hợp ta sẽ có cách giải quyết phù hợp nhất đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí nhất.

Kiểm tra thực tế hàng hóa:

Đối với tờ khai luồng đỏ, hoặc tờ khai luồng vàng bị bẻ kiểm hóa thì ta phải thực hiện bước mở hàng hóa thực tế xuất để hải quan kiểm tra tính chính xác giữa hàng hóa thực tế và những gì doanh nghiệp đã khai trên tờ khai cũng như trên chứng từ.

Kiểm tra thực tế hàng hóa

Các nội dung mà Kiểm Hóa thường kiểm tra là:

  • Số lượng
  • Chủng loại
  • Nhãn mác, số series

Với trường hợp bạn truyền tờ khai mà rơi vào luồng đỏ thì có một bước quan trọng cần thực hiện ngay là yêu cầu tài xế đăng ký cho hạ ở bãi kiểm hóa.

Vì nếu hạ thông thường ở bãi chờ xuất, tại cảng xe nâng sẽ đảo chuyển, sắp xếp container về một vị trí chờ xếp lên tàu sau khi hoàn tất thủ tục, nếu container hàng của bạn chưa kiểm hóa thì sẽ lại phải tốn chi phí đảo chuyển đưa về bãi tập kết kiểm hóa lần nữa rất tốn chi phí và thời gian.

Sau khi kiểm tra xong, nếu hàng hóa không có vấn đề và phù hợp như những gì đã khai báo, hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai trên hệ thống.

Trong trường hợp có sự khác biệt giữa hàng hóa thực tế và chứng từ khai báo, hải quan sẽ xem xét, về phía doanh nghiệp sẽ tìm cách giải quyết phù hợp nhất.

11

Thanh Lý Tờ Khai

Bạn mang tờ khai đã thông quan đến khu vực thanh lý để xác nhận, Hải quan sẽ đóng dấu vào ô mã vạch và ký tên, Hải quan giữ 1 bản, bạn giữ 1 bản.

Ở bước này thực tế hay xảy ra tình trạng đóng dấu thiếu tờ khai, tức là lô hàng của bạn có thể có nhiều tờ khai do nhiều mặt hàng trong một container hoặc nhiều container.

Bạn cần phải chuẩn bị 2 bộ tờ khai và kiểm tra kỹ xem hải quan đã đóng dấu đầy đủ hết số tờ khai hay chưa, nếu chưa phải báo hải quan liền trước khi rời khỏi quầy thủ tục.

Kiểm tra xem hải quan đã đóng dấu đầy đủ chưa

Cần chú ý rằng việc thanh lý chỉ được thực hiện sau khi container đã được hạ tại bãi của cảng và có vị trí trên hệ thống để hải quan giám sát theo dõi.

Lưu ý: Nếu bước này bạn không  thực hiện thì lô hàng không được xếp lên tàu.

12

Vào Sổ Tàu

Bạn mang tờ khai đã thanh lý đến khu thủ tục tại cảng để vào sổ tàu nhằm xác nhận container đủ điều kiện xuất và chờ xếp lên tàu theo kế hoạch.

Tại đây dựa vào thông tin tờ khai, bộ phận vào sổ tàu sẽ nhập dữ liệu và xuất ra phiếu đăng ký tàu xuất, bạn ký lên 2 liên, liên màu vàng bạn giữ lại, liên màu trắng giao cho bộ phận vào sổ tàu.

Lưu ý: Chữ ký nên ghi kèm số điện thoại di động, nếu có vấn đề sai sót gì trong hồ sơ thì họ sẽ liên hệ bạn để xử lý nhanh chóng.

Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất

Lưu ý: Bước vào sổ tàu rất đơn giản nhưng rất dễ quên, mọi người thường hay thanh lý xong mà quên vào sổ tàu. Nếu bước này không được thực hiện thì lô hàng không được xếp lên tàu.

13

Gửi Thông Tin Làm Bill

Bên cấp booking sẽ yêu cầu bạn gửi thông tin để làm bill, hay còn gọi là gửi SI (Shipping Instruction) theo đúng thời gian quy định trên booking.

 Vì các thông tin này sẽ thể hiện trên Bill nên cần đầy đủ chính xác. Dưới đây là 1 SI điển hình cho bạn tham khảo.

Thông tin trên SI bao gồm các mục cơ bản như:

  • Thông tin nhà xuất, nhập khẩu
  • Mô tả hàng hóa
  • Số container, seal, trọng lượng
  • arrow-right
    Cảng đi, cảng chuyển tải, cảng đến
  • arrow-right
    Cước phí trả trước hay trả sau
  • arrow-right
    Một số thông tin khác...

14

Chỉnh Sửa Và Xác Nhận Bill

Dựa vào thông tin của bạn, bên booking sẽ tiến hành làm bill và gửi bản nháp cho bạn.

Công việc của bạn là phải kiểm tra thật kỹ xem các thông tin đã đúng như yêu cầu của bạn hay chưa. Đồng thời để đảm bảo chắc chắn, bạn gửi các bên liên quan như nhà nhập khẩu, ngân hàng (tùy theo thỏa thuận nếu có sự can thiệp của ngân hàng như trường hợp bạn thanh toán theo L/C chẳng hạn) để kiểm tra thông tin.

Nếu phát hiện sai sót, chưa khớp với thỏa thuận các bên thì yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa.

Lưu ý: Việc chỉnh sửa bill được hãng tàu giới hạn một mốc thời gian quy định, nếu sau thời điểm đó mà bạn có thay đổi hay yêu cầu chỉnh sửa sẽ bị mất phí sửa bill. Xem hình minh họa bên dưới:

15

Làm Các Chứng Từ, Chứng Nhận Cần Thiết Theo Yêu Cầu

Ngay ngày tàu chạy, dùng Bill đã được xác nhận để làm các chứng từ Kiểm dịch, C/O, Health, khử trùng và các chứng từ liên quan khác. Tùy vào từng loại chứng từ sẽ có các quy trình khác nhau.

16

Lấy Chứng Từ Gốc và Gửi Bản Scan

Sau ngày tàu chạy (ETD) một khoảng thời gian (thông thường từ 1-2 ngày, tùy cơ quan), bạn đến các cơ quan chuyên ngành cấp chứng thư, chứng nhận để lấy các chứng nhận liên quan đến lô hàng đã đăng ký làm chứng nhận trước đó.

Ví dụ đối với Kiểm dịch thực vật thì sau 1 ngày tàu chạy sẽ có chứng thư kiểm dịch bản gốc.

Đối với Bill sẽ cấp sau khi tàu chạy với điều kiện bạn phải thanh toán các khoản chi phi cước tàu, các phụ phí,...cho bên cấp booking.

Lưu ý:

Khi lấy chứng từ gốc nhớ kiểm tra kỹ thông tin một lần nữa xem đã khớp với hồ sơ hay chưa, nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho bộ phận chứng từ tiến hàng chỉnh sửa hoặc phát hành lại. Tùy trường hợp và lỗi do bên nào mà hãng tàu, các bên cấp chứng nhận sẽ thu phí hay không.

Soạn bộ chứng từ gốc và gửi qua Email để Khách hàng hoặc Ngân hàng kiểm tra lần cuối trước khi gửi Chuyển phát nhanh.

Đây là bước quan trọng để xác nhận một lần nữa các thông tin chứng từ là chính xác đồng thời đối tác cũng đánh giá cao về sự cẩn thận, uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn

17

Gửi Bộ Chứng Từ Gốc

Sau khi bộ chứng từ đã được xác nhận từ các bên liên quan ( khách hàng, ngân hàng, ...) bạn liên hệ dịch vụ chuyển phát nhanh để gửi đi.

Dựa vào mã ZIP CODE khu vực cần gửi, bạn có thể nắm sơ khảo được mức giá mà mình cần phải trả cho dịch vụ hoặc nhờ bộ phận chăm sóc khách hàng Chuyển phát nhanh tra cứu và báo giá cho bạn.

Bạn nên lựa chon dịch vụ gửi CPN uy tín với các hãng vận chuyển lớn như: TNT, DHL, FEDEX,... 

Tùy theo mức độ khẩn cấp của bộ chứng từ để lựa chọn dịch vụ thích hợp. Đồng thời trong quá trình đó, luôn theo dõi tiến trình của bộ chứng từ  bằng cách nhập mã bill do bên chuyển phát nhanh cung cấp để cập nhật liên tục cho đối tác.

18

Cập Nhật Tiến Trình Vận Chuyển Đến Khách Hàng

Bất kỳ khách hàng nào cũng quan tâm hàng hóa mình đang ở đâu, hiện tại như thế nào, thủ tục ra sao,...Do đó bạn cần thường xuyên cập nhật tiến trình của lô hàng cho khách hàng được biết.

Hơn nữa, việc thông báo thường xuyên và liên tục tiến trình của lô hàng cũng là một tiêu chí để khách hàng đánh giá sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn.

Một lô hàng sẽ có rất nhiều tiến trình cần cập nhật, tuy nhiên bạn cần lưu ý các mốc thời điểm quan trọng sau:

1 | Hoàn thành việc đóng hàng:

- Chụp hình hàng hóa trong lúc đóng hàng và khi đóng hàng xong

- Chụp số container, số seal trước và sau khi đóng hàng

Chụp số seal sau khi đóng hàng

Chụp số container

2 | Thời gian hạ bãi và hoàn thành các thủ tục chứng từ liên quan

3 | Thời gian tàu xuất phát ở cảng xếp hàng

4 | Thời gian hoàn thành bộ chứng từ theo yêu cầu

5 | Thời gian đến và đi ở cảng chuyển tải

6 | Thời gian đến cảng đích

Kết luận

Qua phần chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng đã giúp bạn hiểu được tổng quát quy trình Logistics khi xuất khẩu một lô hàng bằng đường biển. Tùy vào loại hàng hóa, quy định của nước nhập cũng như các điều khoản trong hợp đồng của bạn và đối tác mà sẽ có những sự khác biệt nhỏ so với quy trình này.

Ngoài ra, nếu bạn không muốn mất nhiều thời gian và công sức với các thủ tục xuất nhập khẩu phức tạp, hãy để Protrans giúp bạn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải đường biển ở cả 2 loại hình FCL và LCL, đồng thời cung cấp cả dịch vụ hải quan để giúp bạn xử lý chứng từ và thông qua lô hàng nhanh chóng.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Protrans đã trở thành lựa chọn tin cậy của nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu và chúng tôi tự tin có thể giúp bạn.